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¿Qué es una política de regalos y cómo implementarla en tu empresa?


Conoce en esta nota qué es una política de regalos y cómo puedes llevarla a cabo de la mejor manera para darle presentes a tus empleados en manera de agradecimiento. Continúa leyendo.

Los regalos corporativos son una práctica común entre las empresas con los proveedores, los clientes y los empleados; sin embargo, en algunas situaciones en las organizaciones cuando hay involucrado un obsequio se pueden generar confusiones o conflicto de intereses. 

Ante este escenario, una política de regalos resulta relevante para delimitar la forma o casos en los que los empleados pueden recibir un presente de cualquier individuo. Hoy te explicamos qué es, su importancia y cómo implementarla.  

¿Qué es una política de regalos?

La política de regalos define quién puede obsequiar a los empleados de la empresa. Proporciona orientación a los colaboradores de la compañía sobre lo que es y no es apropiado aceptar como regalo, oferta, publicidad, premio o muestra de agradecimiento. Estos obsequios pueden provenir de un cliente, vendedor, proveedor, empleado potencial o vendedor o proveedor potencial.

La política de regalos establece si los empleados pueden aceptar presentes tanto dentro como fuera de las instalaciones de trabajo. Si se permite un obsequio, la política define el valor aceptable y el tipo de permitido para los empleados.

Finalmente, define bajo qué circunstancias un empleado puede aceptar un obsequio. La política define las exenciones para adherirse a la regla. También describe situaciones o circunstancias excepcionales en las que los empleados pueden aceptar obsequios que de otro modo no están permitidos. Por lo general, las excepciones a las expectativas establecidas en la política de obsequios requieren la firma del presidente de la empresa o de otro empleado de nivel superior.

¿Por qué y cómo implementar una política de regalos?

No importa qué tan bien intencionado sean los regalos corporativos, existe la posibilidad de que la incorrección, o la apariencia de incorrección, esté presente. Una política de obsequios garantiza que los empleados se adhieran al  código de conducta de la empresa al dar o aceptar obsequios u otras muestras de agradecimiento.

Los códigos de conducta generalmente establecen que todos los empleados demuestran un compromiso de tratar a todas las personas y organizaciones de manera imparcial. Este mandato se extiende a aquellas personas y organizaciones con las que un empleado entra en contacto y aquellas en las que realizan negocios.

Una política de obsequios requiere que los empleados demuestren los más altos estándares de ética y conducta en relación con los proveedores y clientes potenciales y existentes. Garantiza que los empleados practiquen la igualdad de trato, la profesionalidad imparcial y acciones no discriminatorias. La política se relaciona con:

• Todos los vendedores y proveedores, tanto existentes como potenciales.

• Clientes y clientes nuevamente, tanto existentes como potenciales.

• Empleados y empleados potenciales.

• Contratistas independientes y agentes de la empresa.

• Cualquier individuo u organización con quien entren en contacto.

Las políticas pueden ayudar a una empresa a evitar un conflicto de intereses o la apariencia de un conflicto de intereses. Ayudan a guiar a los empleados a examinar la ética de la aceptación. Muchas empresas y sus empleados no aceptan obsequios de proveedores, clientes o cualquier otro individuo u organización, potenciales o existentes, bajo ninguna circunstancia.

¿Qué contiene una política de regalos?

Una política eficaz sobre obsequios necesita tres elementos principales: ámbito de aplicación, definición de obsequios e invitaciones, así como cuándo pueden o no aceptarse.

• Ámbito de aplicación

El alcance de las directrices no sólo debe abarcar a los empleados permanentes, sino a todas las personas que desempeñan funciones en nombre de la empresa. Esto incluye agentes de ventas, consultores, aprendices, pasantes, autónomos y otros grupos. Incluir a miembros de la familia en el alcance también es sensato. Por ejemplo, invitar al director gerente de un prospecto a una conferencia puede no tener problemas, pero es poco probable que sea aceptable invitar a su cónyuge o pareja de forma gratuita.

• Definición de regalo 

La política debe definir qué constituye un regalo. Los obsequios generalmente se refieren a artículos de valor entregados a los empleados o por ellos. Pueden ser bienes de consumo, artículos de marca, descuentos o efectivo. Los ejemplos más comunes son una botella de vino o una caja de bombones.

La política debe indicar con precisión qué tipos de obsequios y entretenimiento están cubiertos. Idealmente, los diferentes tipos deberían ilustrarse con ejemplos prácticos. Estos también pueden incorporarse en cursos de formación y comunicaciones internas.

• Condiciones de aceptación y denegación

¿Dónde comienza la corrupción? El objetivo principal de cualquier política de obsequios y hospitalidad es definir reglas y criterios adecuados. En este contexto, la intención del donante es importante.

• ¿Hay motivos para creer que un regalo se hizo con intenciones engañosas?

Cuando la situación en la que se recibe un regalo no es clara, las intenciones se toman como formas de corrupción. Por ello, la política debe ser específica en las únicas circunstancias en las que está prohibido recibir un regalo.   

Como puedes notar, una política de regalos no sería un desperdicio en tu empresa, por el contrario puede traer algunos beneficios para que los empleados conozcan cómo deben actuar ante situaciones específicas. 

En PromoHit queremos ayudar a las empresas para que sorprendan a sus clientes, proveedores y trabajadores, siempre con merchandising de presentación de la mejor calidad, y respetando las políticas de conducta de cada empresa. 

Artículo tomado de: PromoHit.

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